bild

Xenit AB Integritetspolicy

Som ett led i vår verksamhet behandlar vi på Xenit AB personuppgifter om dig i egenskap av personuppgiftsansvarig. Din integritet är viktig för oss och vi är måna om att vara transparenta med vilka uppgifter om dig som vi behandlar och varför.

Denna integritetspolicy innehåller följande information om behandlingar och våra åtaganden runt dessa.

  1. Personuppgifter med anknytning till vår marknadsföring och erbjudanden (seminarium, evenemang, nyhetsbrev eller andra utskick)
  2. Personuppgifter som behandlas om du representerar en av våra kunder leverantörer eller partners
  3. Personuppgifter som behandlas i samband med ansökan om anställning
  4. Vår behandling genom formulär, mail och cookies på xenit.se
  5. Intresseavvägning när den lagliga grunden är vårt berättigade intresse
  6. Överföring av personuppgifter till tredje land
  7. Skydd av personuppgifter
  8. Dina rättigheter
  9. Våra kontaktuppgifter

 

1.   Personuppgifter med anknytning till vår marknadsföring och erbjudanden (seminarium, evenemang, nyhetsbrev)

 

1.1   Mottagare av våra utskick

 

Xenit skickar utskick om seminarium, evenemang samt nyhetsbrev till dig om du representerar en av våra befintliga kunder eller potentiella kunder. Vi kan även skicka nyhetsbrev till dig om du har valt att prenumerera på våra nyhetsbrev, du kan läsa mer om hur vi då behandlar dina personuppgifter nedan under ”Vår behandling genom formulär, mail och cookies på xenit.se”. Där kan du även läsa om hur vi behandlar dina personuppgifter om du använder vår hemsida för att anmäla dig till ett av våra evenemang.

 

1.2   Vilka personuppgifter vi behandlar vi om dig

 

Vi behandlar uppgifter om dig i form av namn, e-postadress, arbetsplats och andra kontaktuppgifter. Om du representerar en av våra kunder har vi samlat in dessa personuppgifter från dig eller dina kollegor under den tid det företag du representerar har varit kund hos oss. Om du representerar en potentiell kund har vi samlat in dessa personuppgifter från dig själv, dina kollegor eller från allmänt tillgängliga källor (t.ex. från ditt företags hemsida).

 

1.3   Varför vi behandlar dina personuppgifter

 

Vi behandlar dina uppgifter för att kommunicera med dig och skicka marknadsföring gällande befintliga eller nya tjänster till dig. Denna kommunikation kan omfatta utskick av nyhetsbrev, information om Xenit och inbjudningar till evenemang eller föreläsningar. Om du representerar en av våra kunder skickar vi informationen med stöd av Xenits berättigade intresse av att upprätthålla en god affärsrelation med dig som representant för vår kund (intresseavvägning). Om du representerar en potentiell kund skickar vi informationen med stöd av Xenits berättigade intresse av att marknadsföra våra produkter och våra erbjudanden gentemot dig som representant för en potentiell kund. Du kan läsa mer om vår intresseavvägning nedan.

 

1.4   Vem som får tillgång till dina personuppgifter

 

Dina uppgifter kommer att behandlas av Xenit. För att göra marknadsföringsutskick kommer personuppgifterna även att delas med den leverantör som för vår räkning hjälper oss med utskick, ett s.k. personuppgiftsbiträde som vi upprättat ett personuppgiftsbiträdesavtal med. I dessa personuppgiftsbiträdesavtal styr vi personuppgiftsbiträdets skyldigheter gällande all behandling av personuppgifter, så att dessa hanteras säkert, korrekt och med sekretess. Dessutom kan vi använda oss av en eventbyrå som hjälper oss att bjuda in till evenemang och därför behandlar personuppgifter om dig som de samlar in.

Om du vill ha mer information om hur vi delar dina personuppgifter är du välkommen att kontakta oss på kontaktuppgifterna som anges i slutet av denna integritetspolicy.

 

1.5   Hur länge vi behandlar och sparar dina personuppgifter

 

Om du representerar en av våra kunder behandlar vi dina uppgifter så länge du eller din arbetsgivare har en affärsrelation med oss och i två år därefter. Om du representerar en potentiell kund behandlar vi dina personuppgifter i sex månader från det att vi samlade in personuppgifterna.

Du har alltid en möjlighet att när som helst avregistrera dig från fortsatta utskick från oss. Om du avregistrerar dig upphör vi omedelbart med vår behandling av dina personuppgifter för marknadsföringsändamål.

 

2.   Personuppgifter som behandlas om du representerar en av våra kunder, leverantörer eller partners

 

2.1   Hur vi samlar in dina personuppgifter

 

Personuppgifterna som vi behandlar har lämnats till oss av dig själv eller dina kollegor inför eller under den tid som det företag som du representerar har varit kund, leverantör eller partner till oss.

 

2.2   Vilka personuppgifter vi behandlar vi om dig

 

Om du representerar en av våra kunder

Vi behandlar personuppgifter kopplade till dig som representerar en av våra kunder. De personuppgifter vi behandlar är namn, titel, telefonnummer och e-postadress. Vid en eventuell tvist, ett eventuellt anspråk eller ett eventuellt klagomål behandlar vi även information om dig om den är relevant för att hantera tvisten, anspråket eller klagomålet.

Om du representerar en av våra leverantörer eller partners

Vi behandlar uppgifter kopplade till dig som anställd hos en av våra leverantörer eller partners. Dessa uppgifter utgörs av namn, titel, telefonnummer och e-postadress. Vid en eventuell tvist, ett eventuellt anspråk eller ett eventuellt klagomål behandlar vi även information om dig om den är relevant för att hantera tvisten, anspråket eller klagomålet.

 

2.3   Varför vi behandlar dina personuppgifter

 

Vi behandlar personuppgifter om dig som representant för vår kund, leverantör eller partner för att kunna ingå och administrera avtalet med det företag du representerar och för att kunna ha kontakt med dig som representant för en av våra kunder, leverantörer eller partners (se även punkt 1 ovan). När du representerar en kund kan vi även komma att behandla dina personuppgifter för att ge korrekta prisuppgifter till kunden, t.ex. när vi lämnar offert på priser för licenser. Vi behandlar även dina personuppgifter för att förbättra våra tjänster genom att genomföra kundundersökningar och ge dig relevant information för användningen av våra tjänster genom att göra informationsutskick till dig som representant för vår kund. Om en tvist uppstår eller vi behöver hantera ett eventuellt anspråk eller klagomål behandlar vi dina personuppgifter om du är involverad i frågan för att kunna hantera tvisten, anspråket eller klagomålet.

Behandlingen av dessa personuppgifter görs med ändamålet att fullgöra vårt avtal med det företag som du representerar (intresseavvägning), skicka kundundersökningar och informationsutskick till dig som representerar vår kund (intresseavvägning) samt tillvarata våra intressen vid en eventuell tvist eller ett eventuellt anspråk eller klagomål (intresseavvägning). Du kan läsa mer om vår intresseavvägning nedan.

Om du står angiven som referens på en faktura eller våra fakturor till vår kund behandlas dina personuppgifter som anges på bokföringsmaterialet i syfte att följa bokföringslagen. Behandlingen görs i så fall baserat på den lagliga grunden att den är nödvändig för att fullgöra rättsliga förpliktelser som åligger oss.

 

2.4   Vem som får tillgång till dina personuppgifter

 

Dina personuppgifter kommer att behandlas av Xenit och om du representerar en av våra kunder delar vi även dina personuppgifter med våra leverantörer för att de ska kunna ge prisuppgifter för det vi vill erbjuda våra kunder, t.ex. för licenser eller hårdvara. För att kunna göra detta kommer mottagare som Microsoft och andra som tillhandahåller licenser att få tillgång till dina personuppgifter i den mån det är relevant.

Om du vill ha mer information om hur vi delar dina personuppgifter är du välkommen att kontakta oss på kontaktuppgifterna som anges i slutet av denna integritetspolicy.

 

2.5   Hur länge vi behandlar och sparar dina personuppgifter

 

Dina personuppgifter behandlas så länge det företag som du representerar är kund hos oss eller är vår leverantör eller partner. Vi upphör dock att lagra dina personuppgifter om du eller ditt företag informerar oss om att du inte längre är företagets kontaktperson. Om dina personuppgifter behandlas för att hantera en tvist, ett anspråk eller ett klagomål lagras dina personuppgifter så länge tvisten, anspråket eller klagomålet pågår och är slutligt reglerad.

Om du representerar en kund lagrar vi dock dina personuppgifter längre än så för marknadsföringsändamål. Se ovan hur länge. Dessutom lagrar vi dina personuppgifter längre än så om du är angiven som referens på en faktura till vår kund. Då sparar vi dina personuppgifter i syfte att följa bokföringslagstiftning, d.v.s. fram till och med det sjunde året efter utgången av det kalenderår då räkenskapsåret avslutades.

 

3.  Personuppgifter som behandlas i samband med ansökan om anställning

 

3.1   Vilka personuppgifter vi behandlar om dig

 

Vi behandlar de personuppgifter som du lämnar till oss i dina ansökningshandlingar. Sådana uppgifter omfattar namn, personnummer, adress, telefonnummer, e-postadress, eventuell bild, utbildning, utbildningsbetyg, arbetsbetyg och yrkeserfarenhet och andra uppgifter du lämnar om dig själv i din ansökan. Om du genomför ett personlighetstest behandlar vi även personuppgifter från ditt testresultat.

Dessutom behandlar vi i tillämpliga fall även information om dig som dina referenser lämnat till oss.

 

3.2   Varför vi behandlar dina personuppgifter

 

Vi behandlar dina personuppgifter i syfte att administrera och behandla din ansökan och för att kommunicera med dig (intresseavvägning). Du kan läsa mer om vår intresseavvägning nedan. Dina personuppgifter används för att värdera om du kvalificerar dig för tjänsten. Av dina personuppgifter får vi den helhetsbild av dig som vi behöver för att bedöma om du matchar våra önskemål avseende utbildning, erfarenhet och personliga egenskaper.

Om du skickar in en spontanansökan till oss utan att söka en specifik tjänst lagras dina personuppgifter och kommer att behandlas för att vi ska kunna administrera din ansökan och matcha din profil till framtida tjänster hos oss.

Om vi ser dig som en lämplig kandidat för framtida tjänster ber vi om ditt samtycke för att vi ska kunna spara dina uppgifter för framtida tjänster och rekrytering. I så fall kommer information från din ansökan att behandlas för att kunna matcha din profil mot framtida tjänster hos oss och för att kunna kontakta dig om framtida tjänster. Du kan läsa om rätten att återkalla ditt samtycke under ”Dina rättigheter”.

Vi behandlar ditt personnummer endast när vi har ett beaktansvärt skäl för att göra detta. Det kan till exempel vara fallet om vi vill kontrollera att du är svensk medborgare eller kontrollera att du har lämnat rätt information om vilken inkomst du har. Om vi har för avsikt att anställa dig kommer vi även att behandla ditt personnummer för att kontrollera din kreditvärdighet genom en kreditkontroll.

 

3.3   Vem som får tillgång till dina personuppgifter

 

Dina uppgifter kommer att behandlas av Xenit och av den tjänsteleverantör som genomför personlighetstester och den tjänsteleverantör som tillhandahåller det rekryteringsverktyg vi använder oss av. Dessutom behandlas dina personuppgifter av Bank-ID för att identifiera dig och genomföra en kreditkontroll, när det är aktuellt.

Om du vill ha mer information om hur vi delar dina personuppgifter är du välkommen att kontakta oss på kontaktuppgifterna som anges i slutet av denna integritetspolicy.

 

3.4   Hur länge vi behandlar och sparar dina personuppgifter

 

Vid spontanansökan

Vi behandlar endast dina personuppgifter så länge som det är nödvändigt. De personuppgifter som vi behandlar i syfte att administrera din spontanansökan lagrar vi i sex månader baserat på en intresseavvägning. Om du drar tillbaka din spontanansökan kommer vi radera dina personuppgifter och därmed upphöra med vår behandling.

Vid ansökan till specifik tjänst

De personuppgifter som vi behandlar i syfte att administrera din ansökan till en specifik tjänst sparar vi generellt under hela rekryteringsprocessen. Om du drar tillbaka din ansökan under rekryteringsperioden kommer vi radera dina personuppgifter och därmed upphöra med vår behandling. Detsamma gäller om du inte är intressant för den aktuella tjänsten varpå vi kommer kontakta dig och informera dig om detta.

Om Xenit ser dig som en lämplig kandidat till framtida tjänster sparar vi dina personuppgifter i upp till ett år efter mottagen ansökan om du samtycker till sådan lagring. Om du återkallar hela eller delar av ditt samtycke till vår behandling av dina personuppgifter kommer vi upphöra med denna behandling.

 

4. Vår behandling genom formulär, mail och cookies på xenit.se

 

4.1   Vilka personuppgifter vi behandlar om dig
Cookies

Vi använder verktyget Google Analytics som tillhandahålls av Google vilket med hjälp av cookies analyserar hur du som besöker xenit.se interagerar med vår hemsida. Denna information använder vi för att förbättra vår hemsida. Genom att vi använder Google Analytics lagrar vi din IP-adress och annan information som de cookies vi placerar på din webbläsare samlar in. Det inkluderar information om att du befinner dig på hemsidan, information om den utrustning du använder för att besöka hemsidan och vad du gör på hemsidan (t.ex. hur du rör dig och vad du klickar på).

Vi använder även Google Ads för att rikta marknadsföring mot relevanta parter baserat på den information vi har om användningen av vår hemsida, inklusive din IP-adress, vilken webbläsare du använder, språk för webbläsaren, datum och tid för din användning av hemsidan och information som unikt kan identifiera din webbläsare. För att rikta marknadsföring mot rätt målgrupp använder Google information de har om din ålder, kön och information om dina intressen.

Formulär och mail

Vid olika tillfällen och i olika syften kan vi ibland använda oss av formulär på hemsidan som du kan fylla i, varigenom du lämnar dina personuppgifter till oss och varigenom din IP-adress lagras hos oss. Det kan till exempel vara ett formulär som används i syfte att anmäla sig till ett evenemang, söka jobb på Xenit, eller ett standardiserat kontaktformulär som vem som helst kan använda för att komma i kontakt med oss. Personuppgifterna som efterfrågas i dessa fall är uteslutande rena kontaktuppgifter i form av namn, arbetsplats, telefonnummer och e-postadress.

Vi behandlar även dina personuppgifter om vi kommunicerar med varandra per mail. De personuppgifter vi då behandlar är de personuppgifter som du lämnar till oss i vår kommunikation.

I vissa fall behandlar vi känsliga personuppgifter om dig, t.ex. i form av hälsouppgifter. Så är fallet om du ska anmäla dig till ett evenemang där mat ska serveras och har angett särskilda kostpreferenser som innehåller uppgift om allergi eller på annat sätt innehåller information direkt eller indirekt utgör en känslig personuppgift (t.ex. uppgift om din hälsa eller religiösa tillhörighet). Denna typ av information lämnar du alltid frivilligt till oss.

 

4.2   Varför vi behandlar dina personuppgifter

 

Dina personuppgifter behandlas för ändamålen att vi ska kunna analysera informationen om användning av vår hemsida genom att ta fram statistik och annat underlag för att förbättra vår hemsida samt för att vi ska kunna marknadsföra oss på tredjepartssidor baserat på information som vi och spårningstjänsten har. Detta gör vi med stöd av vårt berättigade intresse av att kunna analysera och förbättra vår hemsida samt marknadsföra oss på tredjepartssidor.

Behandlingen vi gör inom ramen för formulär och mail görs för att tillhandahålla och administrera din anmälan till t.ex. nyhetsbrev eller evenemang eller annars kommunicera med oss. Detta gör vi med stöd av vårt berättigade intresse. När du anmäler dig till nyhetsbrev behandlar vi dina personuppgifter med stöd av ditt samtycke.

Behandling av dina eventuella känsliga personuppgifter sker baserat på ett samtycke som inhämtas från dig. Detta samtycke måste du i så fall aktivt och frivilligt ge genom att bocka i ett godkännande vid ditt besök på hemsidan. Du kan läsa om rätten att återkalla ditt samtycke under ”Dina rättigheter”.

 

4.3   Vem som får tillgång till dina personuppgifter

 

För att analysera vår hemsida och rikta relevant marknadsföring till dig behandlas dina personuppgifter av Google som både fungerar som personuppgiftsbiträde för den behandling av dina personuppgifter som de utför på vårt uppdrag och som själva är personuppgiftsansvariga för sin behandling av dina personuppgifter. Läs mer om Googles behandling av dina personuppgifter här. Inga andra (förutom vi) kommer att få tillgång till dina personuppgifter.

Om du vill ha mer information om hur vi delar dina personuppgifter är du välkommen att kontakta oss på kontaktuppgifterna som anges i slutet av denna integritetspolicy.

 

4.4   Hur länge vi behandlar och sparar dina personuppgifter

 

Personuppgifter som vi behandlar för att förbättra vår hemsida och för att skapa riktad marknadsföring till relevanta parter lagras i 26 månader från att du använde vår hemsida. Personuppgifter som Google själva behandlar som personuppgiftsansvariga kan lagras en längre tid än så vilket du får information om direkt från Google.

Information som skickas in via formulär lagras tills eventet är genomfört och vi har skickat ut förfrågan om att besvara enkätundersökning om eventet, dialog med dig avseende den informationen du skickade in är avslutad eller din prenumeration på nyhetsbrev sagts upp. Om vi kommunicerar på mail lagras dina personuppgifter som ostrukturerad information tills vidare. Därefter raderas samtliga personuppgifter.

 

5.  Intresseavvägning när den lagliga grunden är vårt berättigade intresse

 

För vissa ändamål behandlar vi dina personuppgifter med stöd av en intresseavvägning som laglig grund för behandlingen. I denna avvägning har vi gjort bedömningen att vårt berättigade intresse av att utföra behandlingen väger tyngre än ditt intresse och dina grundläggande rättigheter av att inte få dina personuppgifter behandlade. Vad som är vårt berättigade intresse framgår ovan.

Om du vill veta mer om hur vi har gjort denna bedömning är du välkommen att kontakta oss. Våra kontaktuppgifter hittar du här nedan.

 

6.   Överföring av personuppgifter till tredje land

 

Vi och våra leverantörer och samarbetspartners behandlar som huvudregel endast dina personuppgifter inom EU/EES. I de fall dina personuppgifter behandlas utanför EU/EES görs det för att Google som vi använder oss av för att analysera vår hemsida och rikta relevant marknadsföring till dig lagrar dina personuppgifter utanför EU/EES.

Google är Privacy Shield-certifierad. Privacy Shield är en mekanism som Europeiska Kommissionen har godkänt som säker överföring av personuppgifter till USA och amerikanska bolag som är Privacy Shield-certifierade har åtagit sig att skydda personuppgifter som de mottar.

Om du har några frågor angående hur vi delar dina personuppgifter eller om du vill ha en kopia av de lämpliga skyddsåtgärder vi har vidtagit är du välkommen att kontakta oss.

 

7.  Dina rättigheter

 

Nedan följer en beskrivning av de rättigheter du har avseende vår behandling av dina personuppgifter. För att utöva dina rättigheter är du välkommen att kontakta oss (se kontaktuppgifter nedan).

 

7.1  Rätt att återkalla ditt samtycke och att invända mot behandling

 

Du kan när som helst återkalla hela eller del av ett eventuellt samtycke som du lämnat. Då kommer vi upphöra att behandla dina uppgifter för det syfte samtycket eller den delen av samtycket gavs.

Du kan invända mot att dina personuppgifter behandlas för marknadsföringsändamål. Då kommer vi upphöra att behandla dina personuppgifter. Du har även rätt att invända mot att dina uppgifter behandlas baserat på en intresseavvägning. Du kan läsa mer om vår intresseavvägning ovan.

 

7.2  Rätt till information

 

Du har rätt att begära information om vilka personuppgifter som vi behandlar om dig och hur uppgifterna behandlas. Du har även rätt att begära en kopia av de personuppgifter som behandlas av oss.

 

7.3  Rätt till rättelse

 

Du har rätt att utan onödigt dröjsmål få felaktiga uppgifter rättade och att be oss komplettera ofullständiga uppgifter genom att lämna oss korrekta uppgifter.

 

7.4  Rätt till radering (rätten att bli bortglömd) och begränsning

 

Du har när som helst rätt att begära radering av dina personuppgifter, till exempel om behandlingen inte längre är relevant i förhållande till ändamålet uppgifterna samlades in för eller om du invänder mot behandling som sker baserat på en intresseavvägning. Du kan läsa mer om vår intresseavvägning ovan. Du kan även begära att viss behandling av dina uppgifter begränsas, till exempel om du invänder mot uppgifternas riktighet.

 

7.5  Rätt till dataportabilitet

 

Om du har lämnat ditt samtycke har du rätt att få ut de personuppgifter som rör dig som du har lämnat till oss i ett strukturerat, allmänt använt och maskinläsbart format och överföra dessa till en annan personuppgiftsansvarig eller få vår hjälp att överföra uppgifterna till en annan personuppgiftsansvarig när detta är tekniskt möjligt.

 

7.6  Rätt att inge klagomål

 

Om du skulle ha några klagomål avseende vår behandling av dina personuppgifter har du rätt att lämna ett klagomål till Datainspektionen (www.datainspektionen.se).

 

8.   Våra kontaktuppgifter

 

8.1   Om du vill komma i kontakt med oss med anledning av vår behandling av dina personuppgifter som personuppgiftsansvarig är du välkommen att kontakta oss enligt nedan:

 

Xenit AB, Org. Nr 556762-2120

Postadress: Kungstorget 7, 411 17 Göteborg

E-post: info@xenit.se, Telefon +46 10 7073500

 

Senast uppdaterad: 2019-03-19